Понятие «электронного документа»

Андриянова Карина Владимировна
Кемеровский институт(филиал)РГТЭУ,г.Кемерово

С массовой компьютеризацией, появлением более совершенных технологий и программного обеспечения возникает реальная возможность перехода на так называемое «безбумажное» делопроизводство, основой которого выступает «электронный документ» - документ, обладающий новыми, отличными от традиционных, характеристиками.

История появления понятия «электронный документ» начинается в 1970-е годы в СССР термина «машиночитаемые документы». Вышедший в 1984 г. ГОСТ 6.10.4-84 закрепил факт наличия в документальной среде документации на новых носителях. Под машиночитаемым документом понимали «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации» [7].

ГОСТ 6.10.1-88 содержал четыре определения, относящихся к машиночитаемому документу: машинно-ориентированный документ, документ на машинном носителе, документ на машинном магнитном носителе (магнитной ленте, магнитном диске) и машинограмма. Отличительная особенность таких документов заключается лишь в том, что они должны быть пригодны для обработки на ЭВМ, или созданы с помощью вычислительной техники, но их реквизиты оформляются при этом в установленном для всех документов порядке.

Несколько другая интерпретация машиночитаемого документа дана в ГСДОУ(2.3.3.1)1991 года: под ним понимается «документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации». По мнению М.В. Ларина, ошибка этого определения заключается в преувеличении возможностей техники по считыванию информации в автоматическом режиме. Даже сегодня, при огромном прогрессе вычислительной техники, это далеко не всегда возможно выполнить без участия человека [7].

В современном законодательстве есть несколько определений понятия «электронный документ»:

1) Электронный документ – документ на машиночитаемом носителе, для использования которого необходимы средства вычислительной техники (п. 3.1 ГОСТ 7.83-2001).  

2) Электронный документ – информационный объект, состоящий из двух частей:

- реквизитной, содержащей идентифицирующие атрибуты (имя, время и место создания, данные об авторе и т.д.) и электронную цифровую подпись;

- содержательной, включающей в себя текстовую, числовую и/или графическую информацию, которая обрабатывается в качестве единого целого.

При необходимости документ электронный может приобретать различные формы визуального отображения: на экране или бумаге (Р 50.1.031-2001).

3) Электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме [1].  В данном определении никак не определяется сущность электронного документа: если следовать такому определению, то любая информация в электронной форме будет считаться электронным документом.

4) Электронный документ» - это документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах [2].

5) Электронный документ - информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, равнозначный документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе [3].

Последнее определение содержится в ФЗ от 6.04.2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи». Оно является наиболее удачным, так как закрепляет наличие электронной формы и квалифицированной электронной подписи.
Разнообразие легальных определений объясняется отсутствием единого закона об электронном документе.

В 2005 году была предпринята попытка создать такой закон. ГД Федерального Собрания РФ внесла проект  федерального закона № 159016-4 «Об электронном документе». Законопроект был направлен на определение правового режима электронного документа, включая установление требований, предъявляемых к обеспечению сохранности электронного документа, а также  в целях придания им юридической силы. Законопроект не был поддержан Правительством РФ [5, с. 34]. Положения проекта нуждались в уточнении, которые во многом дублировали ФЗ от 10.01.2002 г. N 1-ФЗ  «Об электронной цифровой подписи». В настоящее время альтернативных проектов, направленных на установление правового режима электронного документа, нет.

Следовательно, проблема правового регулирования режима не получила законодательного решения.
Необходимо отметить, что существует значительный зарубежный опыт правового регулирования общественных отношений в сфере электронного документа.В настоящее время законы об электронном документе действуют в Республике Армения, Республиках Беларусь, Молдова, Узбекистан, Казахстан. Законом Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113-3 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» введены в действие такие понятия, как «копия электронного документа», целостность электронного документа. Электронный документ согласно статье 17 Закона состоит из двух неотъемлемых частей - общей и особенной. Общая часть  электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки электронной цифровой подписи и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными актами[5, с. 34].

Ученые, изучая данную проблему, предлагают свои определения понятию «электронный документ». Они либо схожи с предложенными в современном законодательстве понятиями, либо отличаются от них. Например, А.И. Земсков дает определение электронного документа, тождественное содержащемуся в п. 3.1 ГОСТ 7.83 – 2001: «законченный по содержанию массив информации, зафиксированный машиночитаемым образом на машиночитаемом носителе»[4, с. 40]. Такое понимание электронного документа  не приемлемо, так как оно говорит лишь о факте существования такого документа, без указания его реквизитов, установленных правил оформления, наличия электронно-цифровой подписи.

В.И. Тихонов считает, что «электронные документы – электронные данные, содержащие атрибуты и реквизиты, позволяющие их идентифицировать» [6, с. 204-218].  Следовательно, он  подчеркивает   необходимость наличия реквизитов у документа, электронной цифровой подписи, что имеет несомненно положительное значение.
М.Н. Костомаров опровергает все предложенные определения, считая, наиболее точно сущность этого явления отражает термин «электронная форма документа», а «электронный документ» – всего лишь промежуточное состояние, временная форма хранения составляющих документ элементов в памяти компьютера[7].

Таким образом, при существующем многообразии мнений о понятии «электронный документ», единого  определения данному явлению не существуют ни в научном мире, ни в современном законодательстве. Идеальное понятие должно отражать обязательное наличие реквизитов, подписи. Понятие «электронного документа» не должно содержать такие непонятные обороты, как «пригодный для восприятия человека». Электронный документ – это электронная форма выражения информации, содержащая реквизиты и квалифицированную электронную подпись.

Итак, принятие законодательного акта об электронном документе является одним из актуальных направлений развития законодательного регулирования обеспечения юридической значимости электронных документов, позволяет снять ограничения и устранить препятствия к применению электронных документов, установить правовой режим данных документов, и, наконец, предложить единое  понятие «электронный документ».

Список литературы

1. Федеральный закон от 10.01.2002 г. N 1-ФЗ  «Об электронной цифровой подписи» (в ред. ФЗ от 08.11.2007 N 258-ФЗ) / Информационно-правовая система «КонсультантПлюс».
2. Федеральный закон от 27.07.2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных  технологиях и о защите информации» (в ред. ФЗ от 27.07.2010 N 227-ФЗ, от 06.04.2011 N 65-ФЗ) / Информационно-правовая система «КонсультантПлюс».
3. Федеральный закон от 6.04.2011 г. N 63-ФЗ  «Об электронной подписи» (в ред. ФЗ от 01.07.2011 N 169-ФЗ) / Информационно-правовая система «КонсультантПлюс».
4. Земсков А.И. Электронные публикации: Программа спецкурса. - МГУКИ, М., 2002, с. 40.
5. Семизорова, Е. Правовой режим электронного документа: проблемы правового регулирования/Юрист. – 2011. - №15, с. 34.
6. Тихонов В.И. Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов /В книге «Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив». - М.: Росархив. ВНИИДАД. РОИА. – 2000, с. 204-218.
7. Хургин, В. Еще раз об электронном документе/Информационные ресурсы России. – 2008. - №3[Российская ассоциация электронных библиотек]. URL: http://www.aselibrary.ru.